We hebben, om te beginnen, al een opzetje gemaakt. Voel vrij om aanpassingen en aanvullingen te maken. U kunt aspecten toevoegen of een bepaalde ontwikkeling met een sprekend voorbeeld verduidelijken. Ook als u het ergens niet mee eens bet of het net iets anders ziet, horen we het graag. De bedoeling is dat dit document uiteindelijk leidt tot een breed gedragen visie op ons vakgebied in de toekomst.

Alvast bedankt voor de medewerking!

We houden wel graag de structuur in stand. We willen de ontwikkelingen weergeven in 4 aandachtsgebieden:

1. Maatschappelijke ontwikkelingen

2. Organisatie en de positie van Div

3. Invloed van techniek op de Div-werkzaamheden

4. Competenties van Div-medewerkers

Ad 1) Maatschappelijke ontwikkelingen

We leven in een maatschappij waarin Informatie elke dag aan belang wint. Daarnaast komt er ook steeds meer informatie beschikbaar. Mensen verwachten 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang te hebben tot informatie. Ze verwachten de juiste informatie eenvoudig en snel te kunnen vinden. Mensen zijn gewend geraakt aan Google. De consument doet bankzaken via internet, boekt een hotel, koopt een boek of download een film op momenten die hij of zij wenst. Ongeacht de openingstijden van de betreffende winkel of organisatie. Deze ontwikkeling heeft ook invloed op het functioneren van de overheid. Waarom heeft de burger (nog) geen toegang tot alle diensten en producten op momenten die hij makkelijk vindt, zonder afhankelijk te zijn van de openingstijden van de publieksbalie.

De economische crisis van 2008 / 2009 heeft invloed op het handelen van organisaties. Bezuinigingen staan hoog op de agenda. Het besparen van kosten heeft grote prioriteit. Alles moet efficiënter en effectiever. Dat geldt ook voor informatie. Juist omdat Informatie zo belangrijk is, willen medewerkers snel de beschikking over de juiste informatie op een moment dat zij dit willen. Vanuit het kantoortje op werk of vanuit thuis en ook vanuit de trein (het nieuwe werken). Het is niet meer van deze tijd om alleen op de fysieke werkplek beschikking te hebben over informatie.

Sinds een paar jaar is de Social Media niet meer uit ons (werk)leven weg te denken. Veel informatie komt uit sociale netwerken zoals LinkedIn, Facebook, Hyves of Twitter. Deze platformen maken het mogelijk om direct te communiceren met meerdere vakgenoten, collega’s of andere geïnteresseerden. Ook deze (nu nog) informele informatiestromen nemen in belang toe.

Ad 2) Organisatie en de positie van Div

Traditioneel zaten de werkzaamheden van de afdeling Documentaire Informatievoorziening helemaal aan het begin van het proces (postregistratie) en daarna helemaal aan het eind (dossiervorming en archivering). Tussen door werd nog wel eens de afdoening in de gaten gehouden,maar direct invloed op het verloop van de documentenstroom was er niet echt.

Documenten, behorende bij een dossier, kwamen helemaal aan het eind van een procesgang bij de afdeling Div terecht. Zij zochten de juiste stukken bij elkaar en gaven het gevormde dossier een plek in de kast. Het dossier kwam er weer uit als een medewerker de betreffende informatie weer nodig had.

In het digitale tijdperk is dit veranderd. Het al eerder aangegeven groeiende belang van informatie betekent een meer vooraanstaande rol van Div in de organisatie. Bij elke processtap is immers informatie nodig. En door de digitalisering wil elke medewerker direct van achter zijn pc de beschikking hebben over de voor hem relevante informatie. Daardoor is Div veel meer betrokken bij (het inrichten van) het primaire proces. Daarmee is de rol van Div binnen de organisatie veranderd van re-actief (het in ontvangst nemen van afgedane documenten en het op verzoek leveren van dossiers) naar pro-actief (adviserend in de inrichting van de informatiehuishouding)

Ad 3) Invloed van de technologie

De laatste jaren is de invloed van de technologie op de werkzaamheden van Div sterk toegenomen. Dit is begonnen met de introductie van het geautomatiseerde postregistratiesysteem ter vervanging van het postboek. Daarna kwam de scanner die de start van het digitale tijdperk inluidde. DMS, RMA, WFM en ECM volgden snel. Tegelijkertijd explodeerde het aanbod van de van oorsprong digitale documenten.

Technologie veranderde daarmee de werkzaamheden van de Div. Distributie van documenten is niet meer fysiek, maar gaat over het netwerk. Scanning kan registratie overnemen. En de medewerkers registreren zelf hun uitgaande en per email binnenkomende documenten in een DMS.

Deze ontwikkeling zorgt voor een focus op processen in plaats van het document.

Ad 4) Competenties van Div-medewerkers

Onder invloed van de ontwikkelingen in de maatschappij, de positie binnen de organisatie en voortschrijdende techniek verandert de rol van de Div’er. En daarmee veranderen ook de benodigde competenties. Van uitvoerend naar adviserend, van re-actief naar pro-actief, van document gericht naar procesgericht en van aanbodgericht naar klantgericht zijn de termen die hier bij horen. Maar ook meer kennis van ICT, processen , marketing en de organisatie. En andere functies zoals de Informatie-adviseur, de accountmanager, de auditor verschijnen. In ieder geval vraagt de organisatie om een nieuwsgierige, klantgerichte, pro-actieve, communicatief vaardige en deskundige informatiespecialist om de digitale informatievoorziening vorm te geven.